总经理让秘书次日九点安排一个会议
：通知到每一个参会人员

，然后秘书自己也参加会议并做好服务
。

一段秘书的做法：发通知
。用电子邮件或微信发出会议通知


，准备好会议用品，并参加会议


。

二段秘书的做法

：抓落实。发出通知后


，通过打电话或微信与需要参会的同志逐一落实
，确保每个人被及时通知到
。

三段秘书的做法：重检查





。通知发出，落实到人后
，第二天在会前30分钟提醒需要参会的人员及时参会，并了解有没有变动，如有变动，及时向总经理汇报，保证总经理在会前知悉会议缺席情况
，也给总经理确定将缺席的人员是否必须参会留下时间。

四段秘书的做法：勤准备
。发通知

，落实到人
，会前通知后，去测试可能用到的投影
、电脑等工具是否工作正常

，并在会议室的门上贴上小条

：此会议室明天几点到几点有会议



。

五段秘书的做法：细准备。除以上任务完成以外，还事先了解了这个会议的性质是什么
，主要议题是什么，然后给参会者发过去与这个议题有关的资料
，供他们参考。

六段秘书的做法


：做记录。除完成以上任务以外，还在会议过程中详细做好了会议记录

。并在允许的情况下，做了一个录音备份
。

七段秘书的做法：发记录
。除完成以上任务以外
，会后还整理好会议记录（录音）给总经理。然后
，请示总经理是否发给参会人员，或其他人员

。

八段秘书的做法：定责任
。除完成以上任务以外
，将会议上确定的各项任务一一落实到相关责任人








。然后，经当事人确认后

，形成书面备忘录
。将备忘录交给总经理和当事人一人一份，定期跟踪各项任务的完成情况


，并及时向总经理汇报。

九段秘书的做法：做流程。把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程把会议服务的结果做到九段
，形成不依赖于任何人的会议服务体系
。